Evenementen aan het water: tips voor de organisatie

Hoe zorg je voor passende veiligheidsmaatregelen bij evenementen op en rond het water? Die vraag wordt ons regelmatig door evenementenorganisatoren gesteld. Om antwoord te geven op deze vraag hebben wij alle aandachtspunten op een rij gezet. We beginnen met het veiligheidsplan en de evenementenvergunning en lichten daarna enkele waterspecifieke aandachtspunten toe.

Veiligheidsplan

Als organisator van een evenement bent u verantwoordelijk voor de veiligheid van het publiek, medewerkers, vrijwilligers, omstanders en publieke eigendommen. Dit is het uitgangspunt voor alle besluiten die u neemt. Evenementen die op of aan het water plaatsvinden brengen bijzondere veiligheidsrisico’s met zich mee. Als organisator moet u nadenken over deze risico’s. De inventarisatie van de risico’s (risicoanalyse) vormt het uitgangspunt voor het (nautisch) veiligheidsplan.

In het veiligheidsplan worden maatregelen beschreven die u als organisator neemt om risico's te beheersen. Ook dient u te beschrijven hoe (kleine) incidenten afgehandeld worden. Bij kleine incidenten is de leiding in handen van de evenementenorganisatie (coördinator veiligheid). Bij grote incidenten wordt de leiding overgenomen door overheidsdiensten zoals brandweer, politie, ambulance of vaarwegbeheerder. Dit is op het water niet anders dan aan vaste wal.

Aanvraag evenementenvergunning

De procedure voor het aanvragen van een evenementenvergunning verschilt per gemeente. Ook hangt het af van de grootte van het evenement en de activiteiten. Informeer bij de betreffende vaarwegbeheerder, provincie of gemeente naar de vergunningseisen. In sommige gevallen kan worden volstaan met een melding.

Het (concept) veiligheidsplan wordt ingediend bij de (concept) vergunningaanvraag. In overleg met de vergunningverlener krijgt de evenementenorganisator advies over eventuele aanpassingen aan het veiligheidsplan. Het definitieve plan wordt ingediend met de definitieve vergunningaanvraag. Een evenementenvergunning is pas geldig als er een goedgekeurd veiligheidsplan aan toegevoegd is.

Normstelling incidentbestrijding op het water

Bij evenementen die op of aan het water plaatsvinden is het noodzakelijk om voldoende reddingscapaciteit aanwezig te hebben. Dit is vastgesteld in het "Handboek incidentbestrijding op het water 2015", opgesteld door het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV).

De richtlijn "verhoogde gebiedsnorm" voor evenementen en recreatiegebieden stelt dat er binnen 10 minuten minimaal 5 personen (geredden) uit het water gehaald moeten kunnen worden. Het is dus noodzakelijk om minimaal één boot met hulpverleners (reddingsboot) klaar te hebben liggen die in geval van nood direct in kunnen grijpen. Houd hierbij rekening met voldoende hulpverleners op de boot. Twee hulpverleners en een schipper is daarbij het uitgangspunt.

Deze norm voldoet echter niet in alle situaties. Afhankelijk van de risicoanalyse kan het noodzakelijk zijn om aanvullende maatregelen te treffen. Bijvoorbeeld bij watersport evenementen waarbij het risico op ongelukken groter is. Of bij evenementen waarbij het bezoekersaantal of terreinomvang dermate groot is dat extra hulpverleners noodzakelijk zijn. Bij dergelijke risicovolle evenementen horen ook passende veiligheidsmaatregelen.

Indien het natuurwater niet betrokken is bij uw evenement, kunt u er voor kiezen om dit met hekken af te zetten. In sommige situaties kunt u ook volstaan met strandwachten. Dit kan alleen als bezoekers het water in principe niet betreden. Bijvoorbeeld bij een grote vijver of natuurwater gelegen aan de rand van het evenemententerrein.

Hulpverleners (EHBO) bij evenementen op of rond het water

Na de basiscursus kan een EHBO'er verschillende modules behalen. Eerste hulp bij waterongevallen is zo'n module. Zorg er voor dat de EHBO'ers die belast zijn met de veiligheid op en rond het water over deze aanvullende module beschikken. Of een internationaal erkende vergelijkbare cursus. Indien het gaat om een watersportevenement dienen de EHBO’ers ook over het certificaat "Eerste Hulp bij Sportongevallen" te beschikken.

Voordat een gemeente een evenementenvergunning verleent, wordt advies gevraagd aan de GHOR. Voor kleine evenementen is bij de meeste GHOR organisaties een standaardadvies beschikbaar. Deze dient u te gebruiken bij het samenstellen van het veiligheidsplan. Bij grote evenementen waarbij meer dan 2000 gelijktijdige bezoekers aanwezig zijn, wordt een maatwerkadvies opgesteld. Dit gebeurd ook bij evenementen met een verhoogd risico. Waaronder evenementen die in, op of rond natuurwater plaatsvinden.

Bij de totstandkoming van het advies wordt ook de GGD betrokken. Beide organisaties toetsen de vergunningsaanvraag aan de criteria die zijn vastgelegd in landelijke wetgeving, zoals de wet op de veiligheidsregio’s en wet publieke gezondheid. Er worden onder andere voorwaarden gesteld aan de EHBO-post, materialen en hulpverleners. Over het algemeen volgt de gemeente het advies van de GHOR en verwerken ze deze in de vergunningverlening.

Verzekeraar

Ook de verzekeraar stelt eisen aan het voorkomen en beperken van incidenten tijdens uw evenement. Indien u een standaard evenementenverzekering afsluit worden vaak water gerelateerde incidenten uitgesloten. Bekijk van te voren goed welke voorwaarden er in uw polis zijn opgenomen. Indien u nog geen verzekering hebt, overleg dan van te voren goed welke voorwaarden er worden gesteld.

Waterkwaliteit natuurwater

Het wordt door de GHOR aangeraden om evenementen waarbij mensen te water gaan, alleen plaats te laten vinden op de officieel aangewezen zwemlocaties. Dit is om te voorkomen dat mensen ziek raken van de biologische of chemische componenten die voorkomen in natuurwater. Een overzicht van alle zwemlocaties in natuurwater is te vinden op www.zwemwater.nl Hier is per locatie te zien wat de risico’s zijn. Deze locaties worden regelmatig bemonsterd om de kwaliteit van het water te analyseren.

Indien u een evenement wilt organiseren in of op natuurwater dat niet is aangemerkt als officiële zwemlocatie, vraag dan de gemeente of beheerder om advies met betrekking tot de waterkwaliteit. Als het evenement in de zomer plaatsvindt kan de waterkwaliteit door het warme weer snel veranderen (bijvoorbeeld blauwalg). Informeer naar de maatregelen die genomen kunnen worden om de kwaliteit te monitoren. Zoals het bemonsteren en analyseren van de waterkwaliteit.

Informeer de bezoekers van uw evenement over de risico's. Geef hen de mogelijkheid om na het zwemmen te douchen of af te spoelen met schoon water. Indien bezoekers gezondheidsklachten krijgen die gerelateerd kunnen worden aan het natuurwater, zoals huidklachten of maagdarmproblemen, overweeg dan om het water ontoegankelijk te maken of het evenement te beëindigen. Stel in dat geval ook de gemeente of beheerder op de hoogte.

Marifoonkanaal 88 voor communicatie op het water

Voor evenementen op het water is marifoonkanaal 88 (VHF 88) gereserveerd. Dit kanaal mag worden gebruikt voor de communicatie tussen schepen die deelnemen aan het evenement. De marifoons mogen enkel vanaf het water worden gebruikt. Indien er gebruik wordt gemaakt van een marifoon vanaf vaste wal, dan spreekt men van een walstation. Hier moet een vergunning voor worden aangevraagd met bijkomende kosten.

Het is handig (niet verplicht) om het gebruik van het evenementenkanaal van te voren te melden bij het Agentschap Telecom. Dit is om te voorkomen dat meerdere evenementen tegelijkertijd gebruik maken van dit kanaal. Er zijn geen kosten verbonden aan deze melding.

Veiligheidsadvies voor uw evenement

Vindt uw evenement op of rond het water plaats? Wij helpen u graag bij alle veiligheidsaspecten van het evenement. Van veiligheidsplan en coördinatie tot het leveren van personeel en materieel. Met onze reddingsboten en ervaren hulpverleners zijn uw bezoekers in goede handen mocht er onverhoopt iets mis gaan. Neem vrijblijvend contact met ons op voor advies en een offerte op maat.